УНИЧТОЖЕНИЕ АРХИВОВ

Этот процесс проводится строго конфиденциально, но, между тем, абсолютно прозрачно для заказчика. Клиент всегда имеет право направить представителя своей организации на данное мероприятие. При необходимости специалисты могут выделить дела к уничтожению и предоставить акт соответствующего образца.

• Погрузка, доставка и уничтожение документов осуществляются нашими силами
• Оперативное уничтожение: до 2 тонн документов в час, до 40 тонн в день
• На протяжении всего процесса утилизации обеспечивается защита конфиденциальных документов
• Мы уничтожаем любые документы и бумажные материалы, в том числе содержащие коммерческую тайну

ВЫВОЗ И УТИЛИЗАЦИЯ АРХИВОВ ИЗ ОФИСОВ В МОСКВЕ

Деятельность любой компании или учреждения сопровождается необходимостью ведения большого документооборота. Каждая его составная единица обладает определенной ценностью и в соответствии с ней имеет свой срок хранения.

Руководство компании обязано ответственно относиться не только к хранению рабочих бумаг и отчетов, но и к их утилизации. Однако просто выбросить «отжившую» свой срок документацию не получится. Согласно федеральному законодательству уничтожение архивов проводится в строго регламентированном порядке, который сопровождается составлением ряда сопроводительных документов.

УТИЛИЗАЦИЯ АРХИВОВ

Процесс утилизации документов проходит через ряд последовательных стадий:

1. Экспертиза документов.

Специально созданная экспертная комиссия из представителей каждого отдела компании или приглашенные специалисты определяют ценность носителей информации и отбирают документы с истекшим сроком хранения. Для каждого документа есть общеустановленные нормы хранения и действующие внутри организации приказы.

Важно: нельзя сокращать срок хранения документов – это наказывается в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса «Похищение или повреждение документов».

2. Составление акта на списание архива.

Экспертная комиссия составляет список всех выявленных в ходе проверки архива просроченных документов. Для этого используется отдельный бланк в произвольной форме. Бланк прилагается к акту на выделение дел к уничтожению, который подписывается руководителем и заверяется печатью организации.

Законом закреплено: утилизировать можно только документы временного хранения. Срок хранения для них – не больше десяти лет. А вот носителям информации, подпадающим под категорию регулярного хранения, дается неограниченное время «жизни».

3. Завершающий этап – физическое уничтожение документов.

Вариантов для непосредственной утилизации носителей информации сегодня существует несколько:

• сжигание в предназначенном для этого оборудовании;
• измельчение бумаги или жестких носителей информации на мелкие кусочки с помощью специального аппарата – шредера;
• услуги выездных профессионалов.

По окончанию работ составляется акт о физическом уничтожении документов. Фирма, оказывающая услуги по утилизации архивов, в дополнение к акту может предоставить также фото и видеосъемку процесса уничтожения носителей информации.

БЫСТРЫЙ ВЫВОЗ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО АКТУ

Когда организация решает прибегнуть к услугам специализированной фирмы, то получает ряд дополнительных преимуществ:

• вывоз и утилизация архива проводится в самые сжатые сроки;
• погрузка и разгрузка документов ведется силами работников компании-подрядчика;
• оформляется специальный акт приемки-сдачи документов, куда заносятся подробные данные партии. Он гарантирует сохранность архива в процессе транспортировки к месту его уничтожения и подтверждает наличие нужного списка документов при утилизации;
• компания-подрядчик имеет собственный транспорт, позволяющий быстро и в любых объемах вывозить документы к терминалу ликвидации;
• уничтожение отслуживших свой срок документов осуществляется в соответствии с нормами законодательства.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ УТИЛИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерская отчетность – это предмет повышенного внимания конкурентов и государственных органов с контролирующими функциями. Она содержит все важные данные об имеющихся активах в компании, материальных ценностях и отражает проведенные сделки на рынке и финансовые операции внутри компании. Поэтому утилизация бухгалтерских документов имеет свои особенности:

• срок хранения бухгалтерской документации с момента ее составления не может быть меньше 5 лет;
• вся финансовая отчетность проверяется налоговой службой, поэтому руководители организации за преднамеренное уничтожение бухгалтерской документации с не истекшим сроком хранения привлекаются к уголовной ответственности;
• учитывая все вышесказанное, уничтожать бухгалтерские документы можно только в условиях конфиденциальности.

Обратите внимание: компании, сработавшие за отчетный период в минус, имеют право переносить убыток на последующие налоговые периоды. Документы о размере убытка нельзя уничтожать в продолжение всего периода его переноса.

УСЛОВИЯ ЛИКВИДАЦИИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

К утилизации секретных документов требуется применять только профессиональный подход.  Специальные методы должны противодействовать возможности восстановления информации из уничтоженных источников. Соответственно и требования к утилизации, обеспечивающие конфиденциальность и безопасность, предъявляются высокие.

Процесс утилизации секретных документов происходит со следующими нюансами:

• вся процедура должна соответствовать нормам законодательства;
• подготавливается специальный приказ руководителя о работе экспертной комиссии по отбору секретных документов;
• перечень таких документов с подробной их характеристикой выносится в отдельный акт;
• процесс уничтожения может проводиться в присутствии представителя заказчика;
• утилизируют архив в специальном месте, куда не допускаются посторонние.

Существует несколько методов утилизации секретных документов:

• химическая обработка – считается достаточно надежным методом, но имеет высокую стоимость;
• сжигание – самый надежный и простой способ, но считается вредным для экологии;
• измельчение на промышленном шредере – дешевый, экологичный и надежный метод. После завершения процедуры бумагу с согласия заказчика отправляют на дальнейшую переработку.

Ведение бизнеса в условиях конкуренции невозможно без хранения и уничтожения архивной информации в надлежащем порядке. Совершайте взвешенные действия и обеспечьте им должную конфиденциальность.